Bedre mails

En bedre mailkultur

En af arbejdsdagens helt store tidsrøvere for mange medarbejdere er mails.

Vi sender mange og modtager mange mails. Det er ikke unormalt blandt flere medarbejdere at modtage omkring 2.000 mails om måneden. Nogle medarbejdere modtager endda endnu flere. Ved at sætte fokus på vores mailkultur skal vi både sende og modtage færre mails.

Ud over at sende færre mails er der sket en række andre ændringer i den måde, vi håndterer mails.

Fjerne Pop-up

Hver gang det lille pop-up vindue, der fortæller, at man har en ny mail, kommer til syne i hjørnet af skærmen, bliver man afbrudt i det, du er i gang med og ens koncentration brydes, og det kan være svært ikke lige at tjekke den mail, der er kommet ind.

Et af de første gode råd, der kom for at skabe en mere effektiv mailkultur, var at fjerne pop-up adviserings-funktionen.

Luk mailboksen

Mange har Outlook åben hele tiden. Det forstyrrer derfor, når der kommer mails ind, og man fokuserer bedre, når man ikke skal ’skifte’ mellem opgaver hele tiden.

Anbefalingen til at undgå at blive styret af sin mailboks er derfor at lukke Outlook, og kun tjekke mails nogle gange i løbet af dagen, som det nu passer ind i ens arbejdsrytme. På den vis forstyrrer mails mindre og bliver ikke et heldagsprojekt, men noget man kan afsætte tid til. Det kan fx være fokustiden eller en del af fokustiden, der afsættes til mails.

Undgå mails om aftenen og i weekenden og brug autosvar

Den øgede effektivitet giver et øget behov for restitution, når vi har fri. Med til den mere effektive arbejdsdag hører derfor også, at vi skal blive bedre til at holde fri, når vi har fri og gemme kræfterne til, når vi er på arbejde.

Derfor blev det meldt ud, at vi skal undgå at sende mails til hinanden efter kl. 19 om aftenen og først fra kl. 07 om morgenen og ikke i weekenden. Vi skal vide med os selv og hinanden, at der ikke kommer mails aftener og weekender, og at det derfor er ok at holde fri og lægge arbejdsmobilen væk.

For at få ro til at holde fri anbefales medarbejderne at bruge autosvar på mailen, især på rådighedsfredagene. Det gælder selvfølgelig også, når man er på ferie, er på konference eller kursus eller på anden vis ved, at du vil være væk en dag eller mere.

Det giver ro til at fokusere på at holde fri eller dygtiggøre sig.