Organisationsbestyrelsesmøde i Bo-Vita

Bestyrelsen for Bo-Vita holdt sit sidste møde inden sommerferien den 20. juni. Organisationsformand Jan Hyttel bød velkommen til mødet, der foregik i det store mødelokale ved siden af kantinen i Pakhuset i Glostrup. Der var en række vigtige emner på dagsordenen.

Papirløst samarbejde

Først var der en præsentation af bestyrelsesportalen AdminControl, som bestyrelsen fremover ønsker at bruge til bestyrelsessamarbejdet. Signe Hûnermund Brunhøj-Esbensen, business supporter for virksomheden AdminControl Danmark, fortalte om, hvordan bestyrelsesmedlemmerne kan arbejde papirløst og effektivt i en online sikker løsning via deres iPad. Signe fortalte bl.a. om, hvordan man under og efter møder kan dele, læse og kommentere dokumenter gennem portalens fællesarkiv.

Den nye persondataforordning

Et andet punkt på dagordenen var den nye persondataforordning (GDPR). Sara Matikainen, sekretariatschef i Bo-Vest, orienterede om den nye forordning og dens krav. Persondata er alle former for oplysninger, der kan knytte sig til eller identificere en person, f.eks. navn, adresse, telefonnummer, e-mail adresser, CPR-numre og billeder. Der blev i bestyrelsen udtrykt bekymring for en række foreningsdemokratiske forhold, f.eks. at kunne se af et referat, hvem der har sagt hvad. Det kan dog løses ved at den pågældende giver tilsagn om, at han eller hun bliver citeret ved navn.

Sara Matikainen oplyste, at Bo-Vest har lavet en vejledning, så bestyrelsen og beboervalgte kan se, hvordan de skal håndtere personlige oplysninger. Sara stod også for en orientering om kommunikation i forbindelse med Bo-Vitas overgang til Bo-Vest, ligesom hun fortalte om, at der fremadrettet vil være fokus på en kommunikationsstrategi, der støtter med praktisk information til ansatte og beboere og gode historier om hinanden i fællesskabet Bo-Vest.

På mødet skulle bestyrelsen også udpege to bestyrelsesmedlemmer til redaktionsudvalget til Bo-Vest beboermagasinet. Bestyrelsen besluttede, at det skal være Marianne Jørgensen og Kirsten Bjørton som skal være dens repræsentanter i redaktionen.

Samarbejdet med Københavns Kommune

Et vigtigt punkt på dagsordenen var en drøftelse af det samarbejde, som Bo-Vita har med Københavns Kommune om boligsocialt arbejde, herunder den tilsynssag der i øjeblikket er i gang, fordi det er kommunens opfattelse, at der er banderelaterede personer ansat i den boligsociale indsats i Mjølnerparken.

Bestyrelsen havde forud for mødet fået fremsendt et udkast til svar til kommunen og dette blev efter en drøftelse godkendt. Brevet slår fast at Bo-Vita ikke ansætter bandemedlemmer i Mjølnerparkens Helhedsplan, men at man gerne deltager i rehabiliteringsprogrammer i samarbejde med politi, kriminalforsorg og kommune. Brevet lægger op til at få sagen afsluttet på en god måde.

I tilknytning hertil enedes bestyrelsen om at der dagen efter mødet skulle udsendes en pressemeddelelse, hvori ikke mindst de påstande fra TV2´s omtale af sagen skulle gendrives. Bestyrelsen ønsker også at der tages skridt til at indbringe TV2 for Pressenævnet. Både for at beskylde Bo-Vita for at ansætte bandemedlemmer og for en række andre fejlagtige og utryghedsskabende påstande f.eks. omkring nøgler til lejligheder. Bestyrelsen besluttede, at der kan hyres kommunikationsbistand til at løse opgaven.

Signalhuset og Sluseholmens P-pladser

Endelig skulle bestyrelsen godkende en fornyelse af samarbejdsaftalen med Københavns Kommune om udlejning af boliger til udvekslingsstuderende i Signalhuset i Ørestaden.

Bestyrelsen drøftede en ansøgning fra Sluseholmen om støtte på 43.000 kr. fra arbejdskapitalen til ny opstribning og logoafmærkning af afdelingens P-pladser, men bestyrelsen fandt at beløbet var af en sådan størrelsesorden at det burde kunne klares i afdelingen.

Den sidste del af mødet omhandlede bl.a. referat fra Bygherreudvalgsmødet, evaluering af bestyrelsens strategiseminar på Skodsborg og en orientring fra facebook-gruppen, som består af Marianne Jørgensen, Kirsten Bjørton og Steffen Boel Jørgensen. De kunne berette at et oplæg til retningslinjer for ansatte og vejledning til afdelingsbestyrelser i brugen af Facebook er på vej. Generelt tilrådes tilbageholdenhed ved at blande sig i debatter på de sociale medier på Bo-Vitas og afdelingens vegne eller anvende sociale medier som en officiel kommunikationskanal.

Administrationen kunne meddele at Bo-Vitas migrering til Bo-Vest går fint. Den sidste datakonvertering er sket, og gik fint. Forvaltningsgruppen er nu på plads i Glostrup og er blevet rigtig godt modtaget af de nye kolleger.

Karen Vistesen redegjorde for nyhedsbrevet og den nye Bo-Vita hjemmeside, der går i luften samtidig med at Bo-Vita officielt bliver en del af Bo-Vest fællesskabet.

Næstformand Flemming Grandal guidede den engagerede bestyrelse igennem mødet. Organisationsformand Jan Hyttel takkede for et godt og givtigt møde.

Næste organisationsbestyrelsesmøde er den 29. august.