Ændringer i adgang til BestyrelsesWeb

GDPR – afdelingsbestyrelsen må ikke kunne se naboens oplysninger

Afdelingsbestyrelserne må fremadrettet ikke kunne se oplysninger på andre beboere i afdelingen. Ændringerne sker efter, at både administrationen og BL har arbejdet i dybden med GDPR-reglerne – Persondataforordningen – som trådte i kraft den 25. maj 2018. Desuden må afdelingsbestyrelsen heller ikke få adgang til persondata om medarbejderne. Disse regler betyder, at der lukkes for adgang til beboerlister, fraflytninger og bilag i konto 114.

Videreformidling – hvornår må man ikke?

Ét af Persondataforordningens fokusområder er, at der altid skal være et legitimt og direkte formål med, at videreformidle personoplysninger fra én part til en anden. Er der ikke et sådant lovmæssigt formål, må oplysninger ikke vises.

I en BO-VEST-sammenhæng betyder det, at afdelingsbestyrelserne ikke må se, hvem der bor i afdelingen, hvor mange husdyr de har, behandle klagesager eller få indblik i flytteafregninger.

Vi ved, at mange afdelingsbestyrelser har sat pris på adgangen til de oplysninger, men det er vigtigt for BO-VEST, at vi overholder lovgivningen nøje, og passer bedst muligt på beboernes oplysninger.

Beboerlister ved afdelingsmødet 

Beboerlister må fra nu alene udleveres fra ejendomskontoret til afdelingsbestyrelsen i forbindelse med afdelingsmøder, hvor der skal ske indtjekning og uddeles stemmesedler. Her skal ejendomskontoret udarbejde adresselister uden navne. 

BL's jurister har udarbejdet nogle anbefalinger til, hvordan boligorganisationerne skal administrere disse regler om videreformidling af oplysninger – dem kan du læse i dette nyhedsbrev fra BL.

Afdelingsbestyrelsen – afdelingens tillidsmænd

Noget af det, de skærpede regler blandt andet kan være med til er, at afdelingsbestyrelsesmedlemmerne i højere grad kan komme til at betragte sig som beboernes tillidsmænd – altså særligt betroede medbeboere, der arbejder for øget trivsel og udvikling blandt afdelingens beboere.