E-mails fylder meget for mange af os. Vi sender mange og modtager mange mails. Det er ikke unormalt blandt flere medarbejdere i BO-VEST at modtage omkring 2.000 mails om måneden. Nogle medarbejdere modtager endnu flere.
Det betyder, at mails for nogle medarbejdere er en stor opgave, der tager meget tid. Ved at sætte fokus på vores mailkultur er det ambitionen, at medarbejdere i BO-VEST både sender og modtager færre mails til og fra hinanden. Øvelsen her gælder altså IKKE beboerdemokrater, beboere og samarbejdspartnere.
Det overordnede formål er at frigive tid til andre opgaver. At nå mere på kortere tid.
Derfor har de ansatte modtaget en række tips og tricks, der skal ændre mailkulturen i BO-VEST:
Brug Outlook mindre
Vi skal også sørge for, at mails er noget man håndterer et antal gange i løbet af dagen i modsætning til nu, hvor mange har Outlook åben hele tiden og derfor bliver forstyrret, når der kommer mails ind. Måske er det bedre kun at åbne Outlook morgen, middag og eftermiddag og så besvare mails i de tidsrum.
For nogen vil fokustiden være oplagt til at få svaret på og sendt mails – det er ok at bruge fokustiden på at håndtere mails, hvis man selv vurderer, at det fungerer godt for en.
Ingen mails aftener og weekender
Endelig skal vi holde op med at sende mails efter kl. 19 på hverdage og slet ikke i weekenderne. Vi skal blive bedre til at holde fri, når vi holder fri og gemme kræfterne til, når vi er på arbejde. Det forventes ikke, at du besvarer mails, når du har fri og modtagere af dine mails har også brug for at holde fri.
Autosvar og svarfrist
Brug autosvar ofte og altid, når du er på ferie, har fri, er på kursus eller konference. Det giver dig ro til at holde fri eller være på kursus og afsender ved, hvornår et svar kan forventes.
En rimelig svarfrist på en mail er en arbejdsdag. Det vil sige, at man i løbet af en arbejdsdag (eller inden for 24 timer) i det mindste kvitterer for modtagelsen af en mail og aftaler, hvornår afsender kan forvente endeligt svar, hvis man ikke kan give det med det samme.
God service er dog også at svare uden unødig ophold på mails fx fra beboerdemokrater, beboere eller samarbejdspartnere. Det vil sige, at hvis du kan svare hurtigere end 24 timer, så opfordrer vi til det, men ikke efter kl. 19 og ikke weekender.
Alle-mails
Alle-mails skal også undgås. Har man informationer, der vedrører flere end de nærmeste kolleger i egen afdeling, skal det på intranettet.
På forsiden af intranettet er en chat-funktion alle ansatte kan skrive på med meget korte beskeder. Hvis man ikke har redaktørrettigheder til at kunne oprette nyheder og artikler, kan man bede Kommunikation om hjælp til at få indhold på intranettet. Giv gerne kommunikationstemaet en arbejdsdag (eller mere) til at lægge indhold på.
Ved at forbedre vores mailkultur er det også vores ønske, at vi kan spare tid og være mere effektive i vores ’rejse’ mod at blive fremtidens arbejdsplads, hvor vi når mere på kortere tid.