Sådan når vi mere på kortere tid

På ejendomskontoret, der servicerer afdelingerne AB Vest, VA 6 Vest, Toften og Robinielunden, har de sat alle sejl ind på at finde de bedste måder at tilrettelægge arbejdet på. Fokustid, bedre planlægning og nye redskaber har gjort det muligt at effektivisere arbejdet markant – alt sammen uden at gå på kompromis med medarbejdernes trivsel og sammenhold.

Når man spørger ejendomsmester Anja Kirkeby Repstock, er der ingen tvivl: De nye måder at arbejde på med Fremtidens arbejdsplads giver rigtig god mening.

"Vi når det samme, eller endda mere, end vi gjorde før på en kortere arbejdsuge. Jeg er 120 % sikker på, at der ikke er nogen beboere, der oplever en dårligere service, og vi har da heller ikke hørt noget negativt fra en eneste" fortæller Anja.

Bedre planlægning giver store resultater

Før den nye struktur tog medarbejderne serviceopgaver løbende, efterhånden som de kom ind. Det betød, at de kunne rende fra en ene ende af afdelingen til den anden, og med spildtid indimellem, hvor de ikke rigtig kunne nå at gå i gang med en ny opgave. Det var både dyrt og ineffektivt.

"Nu har vi samlet serviceopgaverne på to faste dage og sørger for at booke dem ind i medarbejdernes Outlook-kalender. Det giver både medarbejderne et bedre overblik, men faktisk også en bedre service beboerne, da de nu får et fast tidspunkt for hvornår vi kommer," forklarer Anja.

Den nye tilrettelæggelse af serviceopgaverne frigiver tre dage om ugen til andre opgaver og har allerede vist sig at fungere overraskende godt. Her er der mulighed for at planlægge med nogle af de lidt større opgaver i afdelingerne.

Redskaber skaber overblik

Ejendomskontoret har også indført flere simple, men effektive redskaber til bedre planlægning.

"Vi har blandt andet indført en whiteboardtavle, hvor vi skriver alle opgaver op – ud over basisopgaverne. En gang om ugen holder vi et møde, hvor medarbejderne selv kan byde ind på de opgaver, de gerne vil tage. Det gør arbejdet mere lystbetonet, og det visuelle overblik hjælper os med at følge op på opgaverne," siger Anja og tilføjer, at møderne også ofte resulterer i gode idéer til løsninger.

En anden vigtig ændring er en simpel organisering af opgaver i kasser og bakker på kontoret. Der er en bakke, hvor medarbejderne kan lægge bestillinger på fx nye redskaber, samt bakker med ind- og udflytninger, fejl- og -mangel samt 1 års-gennemgang og råderetsfærdigmeldinger. "Det gør det nemt at gå i gang med en ny arbejdsopgave og giver et godt overblik," fastslår hun.

Udfordringer og fremtid

Når man ser, hvordan det fungerer, virker det måske helt naturligt og selvfølgeligt, men forandringerne er ikke kommet af sig selv, men har krævet mange overvejelser og snakke. Og der er også stadig udfordringer, der skal findes den gode løsning på.

"Jeg kan fx godt blive lidt bekymret for, hvordan vi skal finde tiden til at afspadsere det overarbejde, der altid kommer fra vinterens snerydning, når vi har færre timer at gøre godt med," siger Anja.

Hun er dog fortrøstningsfuld overfor, at der nok skal findes en løsning.

Sammenhold og trivsel

På trods af en travl hverdag prioriteres det sociale højt på ejendomskontoret. Pauserne holdes sammen, og medarbejderne værdsætter det gode sammenhold.

"Vi har flere medarbejdere, der har været her i mange år. Det betyder, at vi kender hinanden og også beboerne rigtig godt. Det er med til at skabe tryghed for beboerne," fortæller Anja.

At kontoret er rykket sammen i ét rum, har også gjort det nemmere at dele viden og sparre hurtigt med hinanden.

Med et stærkt fokus på effektivisering og trivsel viser ejendomskontoret vejen for, hvordan man kan nå mere på kortere tid uden at gå på kompromis med kvaliteten af arbejdet eller arbejdsglæden.