Behandling af oplysninger om beboere
Formål
Hos BO-VEST vil vi løbende behandle forskellige personoplysninger om dig - både elektronisk og på anden systematisk vis. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.
Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit lejeforhold i henhold til de gældende regler herfor.
Dataansvar
BO-VEST er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os i forbindelse med lejeforholdet, og BO-VEST har således i henhold til persondata-loven ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.
Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til informationssikkerhedsfunktionen, hvis du har spørgsmål til vores behandling af di-ne personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til persondataloven. Du skal i så fald rette henvendelse til: Marianne Nimb, mqm@bo-vest.dk
Behandling af persondata relateret til udlejning
Når du lejer en bolig, opretter vi en sag i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, adresse, privat- og arbejdstelefonnumre og e-mailadresse. Der registreres desuden medlemsnummer/opskrivningsnummer samt oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold mv.
Herudover registreres oplysninger om, hvorvidt boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, el-er om du har et kommunalt beboerindskudslån.
Hvis du har bor i en almen ungdomsbolig, hvor lejeforholdet er betinget af, at du under uddannelse indhenter og behandler vi også oplysning om din uddannelsesmæssige status.
Personnummer
Vi beder om samtykke til at behandle dit CPR-nummer. Dette sker, da vi har behov for at kunne identificere dig på grund af det løbende mellemværende mellem os, og af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto og til brug ved digital signatur.
Økonomiske forhold
Der er en række situationer, hvor vi som boligorganisation må behandle oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan fx være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til boligorganisationen.
BO-VEST udfører også opsøgende arbejde for at tilbyde økonomisk rådgivning til beboere - det kan være beboere, der ikke har betalt deres husleje, i forbindelse med huslejestigninger ved renoveringssager eller generelt opsøgende arbejde.
Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelser
Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov, herunder en funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning.
Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysning om, at du er syg, hvis du ønsker at indgår en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom.
Strafbare forhold
Ifølge lovgivningen har vi som boligorganisation mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i boligorganisationen. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats.
Sådanne oplysninger kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. pkt. 5 nedenfor.
BO-VESTs behandling af oplysningerne
Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om andre beboere, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser.
Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten opbevares på din sag hos os, og du får udleveret en kopi. Vi gemmer også oplysningerne elektronisk i vores it-system.
Vores håndtering af dine personoplysninger til brug for administration af dit bolig- og lejeforhold foregår adskilt fra alle andre sager, og kun medarbejdere, der er autoriseret hertil, har adgang til de relevante personoplysninger.
For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, persondataloven sætter her-for.
Behandling af persondata i anden sammenhæng
Husordensklager
Se Politik for behandling af personoplysninger i forbindelse med klagesager
Vaskeri
Nogle boligafdelinger benytter elektroniske nøgler eller brikker til afdelin-gens vaskerier. Disse vaskerier sender data til ejendomskontor, leverandør og administrationen med det formål at håndtere tidsreservationer samt at beregne, hvor meget den enkelte beboer skal betale for vask. Dette sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen artikel 5 og 6.
Gas, vand, varme og el
I enkelte afdelinger skal du selv stå for tilmelding og framelding af el og gas. I andre afdelinger kan tilmelding ske ved indflytning via fuldmagt. Konkret vil du blive tilbudt at underskrive en fuldmagt, så du automatisk tilmeldes og frameldes el eller gas. I den forbindelse videregives oplysninger om dit navn, adresse og personnummer til forsynings-leverandøren via en sikker forbindelse. Retsgrundlaget er almenboligloven kapitel 10.
I forbindelse med aflæsning af vand- og varmeforbrug i din bolig og udarbejdelse af forbrugsregnskaber, kan der ske en udveksling af personoplysninger mellem BO-VEST og leverandøren. Der kan videregives navn, adresse, e-mailadresse og evt. a conto indbetalt beløb til forbrugsleverandøren. Retsgrundlaget er almenboligloven kapitel 10.
Dørkort/nøgle-login
Du har fået et dørkort (nøglekort), som aktiverer de elektroniske dørlåse hos os. Låsene er koblet til et alarmsystem. Dit dørkort har et nummer, som bliver registreret i en elektronisk log, når du åbner en dør med elektronisk lås. Loggen viser, hvornår dit kort er blevet brugt, og hvor.
Logoplysningerne kan potentielt benyttes til at spore, hvilke døre nøglekortet har været brugt til at åbne med, samt tidspunktet herfor. Vi bruger kun oplysninger i helt særlige tilfælde, fx i tilfælde af indbrud. Den elektroniske log overskrives med jævne mellemrum og er altså ikke bestandig. Hvis du afbryder en udløst alarm ved hjælp af dit dørkort, registreres det også.
Oplysningerne om brug af nøglekort behandles på baggrund af din boligorganisations legitime interesse i at kunne undersøge uautoriseret indtrængen, herunder indbrud o.l. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Tv-overvågning
Se Politik for tv-overvågning
Tv-kanaler
I boligafdelinger, hvor BO-VEST bistår med aktivering af TV-signal videre-giver vi oplysninger om valg af TV-pakker og adresse til TV-udbyderen. Vi benytter ikke oplysningerne til andre formål. Videregivelsen sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen artikel 5 og 6.
Parkering
I de boligafdelinger hvor det er muligt for beboere at leje parkeringspladser eller garager, vil dette ske som en del af beboerens sag, se punkt. 2.1. Boligafdelingen og BO-VEST registrerer nummerpladeoplysninger i forbindelse med leje af parkeringsplads med det formål at reservere parkeringspladsen/garagen og opkræve leje. Dette sker inden for rammerne af databe-skyttelsesforordningens artikel 5 og 6.
Venteliste
Se Politik for behandling af personoplysninger for opnoterede
Opbevaring, overførsel og videregivelse
Opbevaring af persondata
Oplysningerne om dig opbevares i vores administration, vores fjernlager eller på de lokale ejendomskontorer.
Visse oplysninger opbevares tillige hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (fx backup, hosting af hjemmeside mv.), vi også får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere, herunder Domea.dk, Actimo, Assembly Voting og LogicMedia er undergivet de danske databeskyttelsesregler i persondataloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.
Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller andre til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis BO-VEST har brug juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores advokat.
Videregivelse
Vi behandler alle oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjepart, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel hertil. Nedenfor omtales en række situationer, hvor der vil kunne ske videregivelse (uden at dette er en udtømmende oplistning).
Optagelser fra tv-overvågning, der er sket med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videregives til politiet. Der henvises i den forbindelse til vores Politik for behandling af personoplysninger i forbindelse med TV-overvågning, der er tilgængelige på hjemmesiden.
Endvidere kan der ske videregivelse i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå beboerklagenævnet, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten, der bl.a. kan tage stilling til, om opsigelsen af et lejemål er berettiget. Der henvises i den forbindelse til vores ”Politik for behandling af personoplysninger ved husordensklager”, der er tilgængelig på hjemmesiden.
Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer, i tilfælde af at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde. Vi kan også vidergive oplysinger til brug for undersøgelser af beboernes tilfredshed.
I visse tilfælde er boligorganisationen derudover forpligtet til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder fx hvis en beboer, der har fået anvist sin bolig af kommunen inden for det første år af lejeforholdet er i restance med betalingen, og boligorganisationen derefter sender påkrav til lejeren. Kommunalbestyrelsen skal i sådanne situationer tillige underrettes om påkravet. Derudover skal boligorganisationen fx give kommunen skriftlig underretning, hvis boligorganisationen anmoder fogedretten om beboerens udsættelse af den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, således at de sociale myndigheder kan bistå lejeren.
Vi offentliggør ikke oplysninger om vores lejere eller andre beboere. Det kan dog ske, at vi offentliggør harmløse situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligorganisationen eller boligafdelingen afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere mv. i den sammenhæng.
BO-VEST videregiver dine oplysninger til tredjemand i forbindelse med bygge- og renoveringssager, hvor der kan være tale om genhusning af beboerne i en periode eller hvor håndværkere skal have adgang til boligen for at kunne udføre deres arbejde. Det kan forekomme, at byggesagens rådgivere er med i en koordineringsindsats og benytter personoplysninger hertil. Ligeledes kan BO-VEST formidle kontakt til kommunen i forhold til at skaffe en pleje- eller tilgængelighedsbolig. Dette sker for, at vi kan finde en midlertidig eller permanent bolig, der bedst muligt passer til din situation.
I forbindelse med og efter fraflytning
I forbindelse med opsigelsen af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dokumentere baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen.
Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelovens kapitel 15. Lovgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis lejeren har tilsidesat god skik og orden, eller hvis nogen er straffet i medfør af § 4 i lov om forbud mod besøgende i bestemte lokaler for at have modtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et forbud nedlagt i medfør af loven. Dette betyder bl.a., at boligorganisationen kan behandle både fortrolige oplysninger (om fx økonomiske forhold) og følsomme oplysninger (om fx strafbare forhold) i forbindelse med situationer, hvor lejeaftalen hæves.
Derudover giver lovgivningen mulighed for, at der kan ske videregivelse af personoplysninger mellem boligorganisationer, i tilfælde af at boligorganisationen har opsagt eller ophævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig for at styrke den tryghedsskabende indsats i et boligområde.
Sletning af data
Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlige i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf, skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.
Vi anser hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i forbindelse med udlejning af din bolig, herunder at vi har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget, for et sagligt formål. De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil derfor som udgangspunkt først blive slettet, efter du er fraflyttet. Dette vil almindeligvis være 5 år efter fraflytning.
Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.
Dine rettigheder
Oplysningspligt
Persondataloven giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler person-data om dig elektronisk. Og loven pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.
Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt om det. Særlige tilfælde kan fx være, hvis der klages over dig for tilsidesættelse af husordenen.
Indsigt, berigtigelse
Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger om dig vi har samlet i forbindelse med vores administration af dit lejeforhold, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at bede om, at vi retter eller sletter oplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning.
I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke.
Yderligere oplysninger
I det omfang du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i hen-hold til persondataloven, har du altid mulighed for at kontakte BO-VEST på denne e-mailadresse: bo-vest@bo-vest.dk.
Kontakt BO-VEST
Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag.
